Dus jij wil je eigen activiteit organiseren?

Dus jij wil je eigen activiteit organiseren...

Greenpeace probeert jaarlijks op zoveel mogelijk plekken aanwezig te zijn. Op deze manier komen meer mensen met ons in aanraking en kunnen we onze campagneboodschap vaker vertellen. Daar hebben we jou natuurlijk bij nodig. Hoe meer vrijwilligers hun eigen activiteiten organiseren, op des te meer plekken wij aanwezig kunnen zijn.

 

Hieronder vind je 7 stappen die je moet doorlopen om je eigen activiteit goed te organiseren. Uiteraard helpen we je hier zoveel mogelijk bij. Na de eerste stap krijg je een contactpersoon toegewezen die je begeleidt bij de volgende stappen. Deze kun je altijd bellen of mailen met je vragen. Ook onze coaches staan voor je klaar. Weet je nog niet precies wat je wilt gaan doen maar heb je bijvoorbeeld al wel een locatie in gedachten? Dan mag je ook altijd even bellen of mailen, we denken graag mee en helpen je graag op weg. Heb je algemene vragen over het organiseren van activiteiten? Dan kun je altijd mailen naar greenwire.nl@greenpeace.org.

 

Stap 1. Starten

De eerste stap is het invullen van het startformulier. Hiermee kun je aangeven dat je graag een activiteit wilt organiseren, waar je dit wilt organiseren en wat deze ongeveer in gaat houden. Op basis hiervan kunnen we samen kijken of het haalbaar is en of er niet al iemand anders mee bezig is. Je vindt dit formulier hier.

Stap 2. Het uitwerken van je activiteit

Als je startformulier goed is gekeurd, komt het activiteitenplan. Dit formulier helpt je met het plannen van een activiteit. Hierin maak je een overzicht van de werkzaamheden, benodigdheden en kosten voor jouw festivalactiviteit. Denk goed na over alles wat je nodig hebt, zodat het formulier zo volledig mogelijk is. Dit maakt het voor ons gemakkelijker om de juiste spullen met je mee te geven. Je vindt het formulier hier.

Stap 3. Mobiliseren van vrijwilligers

Zodra je besluit hiermee aan de slag te gaan, ga dan na hoeveel mensen mee willen doen. Wie is bereid om te helpen bij de voorbereiding? Wie kan er bij de activiteit aanwezig zijn? Je hoeft niet je hele team voor de dag zelf al compleet te hebben, maar het is als je in ieder geval een paar enthousiastelingen hebt die mee willen.

Onderzoek hoe lang de activiteit duurt. Dat bepaalt mede hoeveel mensen je nodig hebt. Duurt je activiteit bijvoorbeeld van 11.00 tot 23.00? Dan is het slim om met een dagploeg en een avondploeg te werken. Bel de locatie om te vragen of het mogelijk is om wat eerder te stoppen. Denk er ook aan dat mensen tussendoor even pauze willen houden. Maak uiterlijk een week van te voren een tijdschema en stuur dat aan al je vrijwilligers.

Zodra je activiteit op Greenwire staat, kunnen alle vrijwilliger zich aanmelden voor de activiteit. Shout ook mensen uit je omgeving of ze mee willen doen. De community coaches kunnen je hierbij helpen. Uiterlijk een maand van te voren moet je activiteit online staan.

Gaan er nieuwe vrijwilligers met je mee? Controleer dan of ze de streetskills training hebben gedaan. Hebben ze deze niet, neem dan even de tijd om met de vrijwilliger de do’s en don’ts van festivalactiviteiten door te nemen. Er is een lijstje met tips beschikbaar.

Stap 4. Aanmelden en locatie

Vind jouw activiteit plaats tijdens op het terrein van een ander evenement (zoals tijdens een festival), vergeet je dat niet aan te melden bij de organisatie. Op de site van het evenement vind je hoe deze aanmelding verloopt. Wacht hier niet te lang mee. Vaak hanteren ze het vol is vol principe.

De kosten voor de marktkraam kun je declareren (overleg van te voren wel even over de kosten). Als je het voorschiet, let er dan op dat je het tarief betaalt voor de goede doelen. Je kunt ook de factuur doorsturen aan greenwire.nl@greenpeace.org.

Ga na of er nog specifieke regels of faciliteiten zijn. Zijn er bepaalde materialen verboden? Is er een maximaal aantal vrijwilligers? Kun je backstage water of eten krijgen voor vrijwilligers? Waarschijnlijk zul je tegen weinig moeilijkheden aanlopen, maar het is goed om het te checken.

Stap 5. Logistiek

Op basis van het overzicht van de materialen is het ook belangrijk na te denken over het vervoer. Hoe krijg je de spullen vanaf de loods naar je kraam? Is het mogelijk met het OV? Zo niet, wie heeft een bakfiets of auto die je kunt gebruiken? (In het geval van een auto, kun je de benzinekosten declareren. Vermeld dit bij de begroting in je activiteitenplan). Vraag het festival van hoe laat tot hoe laat je met de auto het terrein op mag.

Houd ook bij wanneer je de materialen uiterlijk in huis moet hebben.

Stap 6. Briefing voor vrijwilligers

Uiterlijk een week van te voren stuur je een briefing naar alle vrijwilligers die deelnemen. (Zet je contactpersoon in de cc). Vraag in de mail om een ontvangstbevestiging, zodat je zeker weet dat iedereen alle info heeft gelezen. In je briefing moet in ieder geval staan:

  • Het doel van de activiteit en wat we gaan doen.
  • Een tijdschema en taakverdeling. Hoeveel mensen heb je nodig om je helpen opbouwen?
  • Hoe laat moeten die aanwezig zijn? Werk je met shifts? Hoe laat is het afgelopen?
  • Contactgegevens. Wie coördineert het? Als je verschillende coördinatoren hebt tijdens verschillende shifts, vermeld dat dan.
  • Locatie. Vermeld waar jullie elkaar treffen, of waar jullie stand zal zijn.
  • Eventueel kledingtips (paraplu, regenjas, of juist zonnebrand)
  • Campagne-informatie. Je kunt een Q&A aanvragen bij je contactpersoon. Hierin staan verschillende standaardvragen met een antwoord in. Deze helpen je om te reageren als mensen bepaalde dingen willen weten.

Neem op de dag zelf, als iedereen er is, even kort de campagne-informatie door zodat iedereen scherp heeft waarom jullie er staan.

Stap 7. Terugkoppeling

Stem van tevoren af wie er mooie foto’s maakt. Misschien kent iemand uit de groep iemand die over een goede camera beschikt en langs kan komen? Indien mogelijk, stuur op dezelfde dag nog een foto naar greenwire.nl@greenpeace.org, zodat het mogelijk via de social media van Greenpeace verspreid kan worden.

Spreek af wie een blogje schrijft voor Greenwire en wat foto’s op Greenwire plaatst.

Veel succes! Je kunt met je altijd terecht bij ons met al je vragen. Mail dan even naar greenwire.nl@greenpeace.org.